Featured post
How to present to Senior Executive Managements
- รับลิงก์
- อีเมล
- แอปอื่นๆ
How to present to Senior Executive Managements
แน่นอนว่าผู้อ่านหลายๆท่านที่ปฏิบัติงานอยู่ในหน่วยงานของรัฐ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนคงจะได้มีโอกาสใช้ PowerPoint นำเสนอผลงานให้แก่หัวหน้า หรือถ้าเกิดใครโชคดีอาจจะได้มีโอกาสนำเสนอผลงานผ่าน PowerPoint แก่ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ซึ่งหากนำเสนอออกมาเป็นที่น่าสนใจ นอกจากผลงานของเราจะได้รับความสนใจจากผู้บริหาร แล้วตัวผู้นำเสนอผลงานดังกล่าวอาจจะได้รับ recognition จากผู้บริหารระดับสูงขององค์กรด้วย คำถามคือแล้วเราจะนำเสนอผลการศึกษา หรือนำเสนอผลงานดังกล่าวอย่างไรให้ได้รับความสนใจจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร
ด้วยหน้าที่การงานของผู้เขียนที่อยู่ในอุตสาหกรรม Management Consulting และได้มีโอกาสนำเสนอโครงการต่างๆรวมถึงกลยุทธ์ให้แก่ผู้บริหารระดับสูง แม้กระทั่งระดับประธานเจ้าหน้าที่บริหารของบริษัท Fortune Global 100 Companies ที่มีรายได้ของบริษัทรวมเกือบแสนล้านดอลลาร์สหรัฐ รวมถึงระดับผู้บริหารของหน่วยงานรัฐบาลและรัฐวิสาหกิจ เป็นเวลาหลายปี ผู้เขียนขอสรุป Tips ที่สำคัญในการเตรียม Slide PowerPoint Presentation ที่น่าจะช่วยให้ผู้อ่านสามารถเตรียมตัวนำเสนอแก่ผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นดังต่อไปนี้ครับ
1. Know your audience เราจำเป็นจะต้องทราบว่าผู้ที่จะเข้าฟังการนำเสนอของเราคือใคร คำว่าทราบตรงนี้ไม่ใช่แค่ชื่อ หรือชื่อตำแหน่งหน้าที่ แต่ในกรณีนี้รวมถึงลักษณะงานที่ผู้ฟังซึ่งคือผู้บริหารระดับสูงต้องประสบพบเจออยู่ทุกวัน นั่นก็คือ ตารางงานของผู้บริหารมักจะแน่นเต็มตลอดวัน คนกลุ่มนี้มีเรื่องสำคัญที่ต้องตัดสินใจอยู่เสมอ และส่วนใหญ่มักจะประชุมทั้งวัน ทำให้มีเวลาน้อยที่จะเปรียบเทียบทางเลือกต่างๆ จากสาเหตุที่ยกตัวอย่างมาทำให้มีความเป็นไปได้สูงว่าคนกลุ่มนี้มักจะไม่มีเวลามานั่งฟังการนำเสนอผลงานเป็นเวลานานเพื่อที่จะรอฟังผลสรุปตอนจบได้
2. 30 Minutes maximum เมื่อเราทราบว่าผู้บริหารระดับสูงมักจะไม่สามารถทนนั่งฟังอะไรได้นานๆ ดังนั้นไม่ว่าผลของโครงการที่เราเก็บข้อมูลมาจะยาวกี่ร้อยหน้า เราควรจะพยายามตัดหรือเรียง Slide ไว้ไม่เกิน 20 หน้าและใช้เวลานำเสนอไม่เกิน 30 นาที ผมเรียกนี้ว่า 10% rule คือ slide ที่นำเสนอไม่ควรเกิน 10% ของจำนวน Slide ทั้งหมด
3. Craft a great story telling slide ใน 20 slide ควรจะแบ่งออกเป็น 3 ช่วงหลักๆ ดังแผนภาพข้างล่างครับอันได้แก่ Beginning/ Middle/ End
ด้วยหน้าที่การงานของผู้เขียนที่อยู่ในอุตสาหกรรม Management Consulting และได้มีโอกาสนำเสนอโครงการต่างๆรวมถึงกลยุทธ์ให้แก่ผู้บริหารระดับสูง แม้กระทั่งระดับประธานเจ้าหน้าที่บริหารของบริษัท Fortune Global 100 Companies ที่มีรายได้ของบริษัทรวมเกือบแสนล้านดอลลาร์สหรัฐ รวมถึงระดับผู้บริหารของหน่วยงานรัฐบาลและรัฐวิสาหกิจ เป็นเวลาหลายปี ผู้เขียนขอสรุป Tips ที่สำคัญในการเตรียม Slide PowerPoint Presentation ที่น่าจะช่วยให้ผู้อ่านสามารถเตรียมตัวนำเสนอแก่ผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นดังต่อไปนี้ครับ
1. Know your audience เราจำเป็นจะต้องทราบว่าผู้ที่จะเข้าฟังการนำเสนอของเราคือใคร คำว่าทราบตรงนี้ไม่ใช่แค่ชื่อ หรือชื่อตำแหน่งหน้าที่ แต่ในกรณีนี้รวมถึงลักษณะงานที่ผู้ฟังซึ่งคือผู้บริหารระดับสูงต้องประสบพบเจออยู่ทุกวัน นั่นก็คือ ตารางงานของผู้บริหารมักจะแน่นเต็มตลอดวัน คนกลุ่มนี้มีเรื่องสำคัญที่ต้องตัดสินใจอยู่เสมอ และส่วนใหญ่มักจะประชุมทั้งวัน ทำให้มีเวลาน้อยที่จะเปรียบเทียบทางเลือกต่างๆ จากสาเหตุที่ยกตัวอย่างมาทำให้มีความเป็นไปได้สูงว่าคนกลุ่มนี้มักจะไม่มีเวลามานั่งฟังการนำเสนอผลงานเป็นเวลานานเพื่อที่จะรอฟังผลสรุปตอนจบได้
2. 30 Minutes maximum เมื่อเราทราบว่าผู้บริหารระดับสูงมักจะไม่สามารถทนนั่งฟังอะไรได้นานๆ ดังนั้นไม่ว่าผลของโครงการที่เราเก็บข้อมูลมาจะยาวกี่ร้อยหน้า เราควรจะพยายามตัดหรือเรียง Slide ไว้ไม่เกิน 20 หน้าและใช้เวลานำเสนอไม่เกิน 30 นาที ผมเรียกนี้ว่า 10% rule คือ slide ที่นำเสนอไม่ควรเกิน 10% ของจำนวน Slide ทั้งหมด
3. Craft a great story telling slide ใน 20 slide ควรจะแบ่งออกเป็น 3 ช่วงหลักๆ ดังแผนภาพข้างล่างครับอันได้แก่ Beginning/ Middle/ End
ใน Slide ที่นำเสนอในแต่ละช่วงควรจะประกอบไปด้วยสองส่วนคือ What is (ผลปัจจุบัน เป็น fact หรือข้อเท็จจริง) และ What Could be (ในอนาคตที่เราคาดการณ์ควรจะเป็นอย่างไร) และตอนจบควรจะจบด้วย Call to action/New Bliss ซึ่งเป็น action ที่เป็นมุมมองใหม่ๆผู้บริหารสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ทันที
4. Summarize up front จำไว้ให้สรุปประเด็นที่สำคัญๆทุกอย่างไว้ในหน้าแรกของ Presentation โดยการนำเสนอส่วนนี้ควรจะใช้เวลาไม่เกิน 5 นาที และประกอบไปด้วยประเด็นที่สำคัญที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อเท็จจริง การคาดการณ์และข้อเสนอแนะที่เราอยากจะนำเสนอแก่ผู้บริหารระดับสูง โดยหากมีคำถามให้เตรียม Appendix ไว้และ refer ถึงหน้าดังกล่าว
5. Introduce yourself & Set the expectation หากผู้อ่านปฏิบัติงานอยู่ในองค์กรที่มีพนักงานหลายพันจนถึงหลายหมื่นคน แน่นอนว่าโอกาสที่ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรจะรู้จักเราคงเป็นไปได้ยาก ดังนั้นทุกครั้งก่อนที่จะนำเสนอผลงานต่างๆ การแนะนำตัวเองว่าเราเป็นใคร ได้รับมอบหมายจากใครให้ทำการศึกษาด้านไหนอย่างไร ก่อนที่จะกล่าวต่อว่า เราจะใช้เวลานำเสนอเป็นเวลากี่นาที (จำไว้ว่าไม่ควรเกิน 30 นาที) นอกจากจะให้ผู้บริหารระดับสูงจดจำเราได้แล้ว ยังช่วยให้เรามีโอกาสที่จะได้นำเสนอผลการศึกษาทั้งหมดจนเสร็จสิ้นก่อนที่ผู้บริหารหรือคนอื่นๆในห้องประชุมจะขัดเราเนื่องจากทราบว่าหลัง 30 นาทีผู้เข้าร่วมประชุมจะมีโอกาสที่จะถามประเด็นที่สงสัย
6. Give them what they asked for หากผู้บริหารระดับสูงสงสัยประเด็นไหน หรือมีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมอะไร อย่าลังเลที่จะให้ข้อมูลสนับสนุนเพิ่มเติมและตอบอย่างมั่นใจ รวมถึง refer ไปที่ Appendix ที่เตรียมไว้ครับ
7. Rehearse… A lot!! การที่เราจะตอบคำถามที่ได้อย่างมั่นใจ เราจะต้องรู้ข้อมูลที่สำคัญใน Slide ที่จะนำเสนอได้เหมือนกับเราเล่าประวัติของเราเอง ดังนั้นเมื่อเตรียม Slide 20 หน้าเสร็จ เราควรซ้อม presentation deck ดังกล่าวหรือที่ผู้เขียนเรียกว่า Mock up เหมือนที่เราจะนำเสนอแก่ผู้บริหารระดับสูง โดยหาเพื่อน หัวหน้าหรือใครที่สามารถให้ feedback ได้อย่างตรงไปตรงมามาช่วย comments เมื่อเรามั่นใจและทราบถึงข้อมูลในแต่ละ Slide โอกาสที่เราจะตื่นเต้นก่อนและระหว่างที่เรานำเสนอก็จะลดลงครับ
8. Don’t read the slide ท้ายที่สุดอย่าอ่านตัวหนังสือที่อยู่บน slide แต่ให้สรุปใจความหรือให้ insight ที่สำคัญดังกล่าวแทน และที่สำคัญไม่ควรนำเสนอด้วยเสียง monotone ครับ
แน่นอนว่า Tips 8 ประการที่ผู้เขียนนำมาเล่าให้ฟังอาจจะไม่ได้เป็นกฏเกณฑ์ตายตัวสำหรับทุก Presentation (เพราะจากกฏข้อที่หนึ่งคือ Know your audiences) แต่อย่างน้อยผู้เขียนก็เชื่อว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านหรือผู้ที่จะต้องเตรียม Presentation สำหรับนำเสนอผู้บริหารระดับสูงขององค์กรบ้างไม่มากก็น้อยครับ
ภาพประกอบจาก : อินเตอร์เน็ต
บทความโดย : คุณณรัล ลีลามานิตย์
ร่วมนำเสนอโดย : PrThai.com, PAPANG.COM และ ThaiBizCenter.com
เกี่ยวกับผู้เขียนบทความ
คุณณรัล ลีลามานิตย์ ดำรงตำแหน่งผู้จัดการโครงการ (Program Manager) ประจำศูนย์วิจัยและให้คำปรึกษา สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย คุณณรัล มีความรู้และความเชี่ยวชาญรวมถึงประสบการณ์ทางด้านการวางกลยุทธ์และพัฒนาแผนธุรกิจให้กับทั้งภาครัฐและเอกชน รวมไปถึงบริษัทข้ามชาติที่อยู่ใน Fortune Global 100 Companies
- รับลิงก์
- อีเมล
- แอปอื่นๆ
โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้
ดาวน์โหลด"มานะมานี" แจกไฟล์ตำราเรียนฟรี
ดาวน์โหลด"มานะมานี" แจกไฟล์ตำราเรียนฟรี สวัสดีครับทุกท่าน ปัญหาการอ่านเขียนไม่คล่องของเด็กและเยาวชนของเรานับวันยิ่งมีปัญหาทวีความรุนแรงขึ้น เรื่อย ๆ จนน่ากลัว การแก้ไขปัญหาภาษาไทยนี้ อาจจะไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ ของหน่วยงานที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบด้านการศึกษาเสียแล้วครับ เมื่อหลายท่าน ทั้งพ่อแม่ ผู้ปกครอง ครูบาอาจารย์ มีความเห็นตรงกันว่า จะปล่อยปะละเลยต่อปัญหานี้ ก็คงจะไม่ใช่เรื่องที่ดี วันนี้ ครูเดชจึงได้นำไฟล์ตำราเรียน ที่แสนจะวิเศษ และผมเองกล้าการันตรีว่า หากนักเรียน หรือ ผู้ที่มีปัญหาภาษาไทย ได้ตั้งใจอ่าน ตั้งใจทำความเข้าใจ จะสามารถพัฒนาภาษาไทยไปได้อย่างดีเยี่ยมเลยครับ "มานะ มานี" นอกจากจะเป็นตำราภาษาไทย ที่คนที่มีอายุหลายท่านได้สัมผัสเรียนรู้ในวิชาภาษาไทยมาแล้ว ท่านจะทราบว่าตำราเรียนเล่มนี้ ไม่ได้มีแต่ความรู้ภาษาไทย อย่างเดียวไม่ หากแต่มีความน่าสนุก น่าสนใจ และความตื้นเต้น กลวิธีนี้เองล่ะครับ ที่ผมเห็นว่า เป็นอุบายล่อให้เด็กสนใจตำราเรียนได้เป็นอย่างดี ความสนุก ความเพลิดเพลิน เมื่อนักเรียนอ่านจบเล่ม ตัวละครก็จบชั้นเดียวกัน เมื่อเลื่อนชั้น นักเรี
แจกฟรีแบบฝึกหัดภาษาไทยมานะมานี ป.1
แจกฟรี แบบฝึกหัดภาษาไทยใช่ควบคู่กับตำรามานะมานี ป. 1 คลิกที่ลิงก์เพื่อดาวน์โหลดครับ แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 1-5 แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 6-10 แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 11-15 แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 16-20 แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 21-25 แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 26-30 แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 31-35 อยู่ในขณะจัดทำ แบบฝึกหัด มานะมานีบทที่ 36-40 อยู่ในขณะจัดทำ เรียนออนไลน์ เรียนภาษาไทยออนไลน์ เรียนอ่านเขียนภาษาไทยออนไลน์ หาครูสอนภาษาไทยออนไลน์ หาครูสอนภาษาไทยที่ออสเตรเลีย หาครูสอนภาษาไทยที่ญี่ปุ่น หาครูสอนภาษาไทยที่เวียดนาม หาครูสอนภาษาไทยที่อเมริกา หาครูสอนภาษาไทยที่เยอรมัน หาครูสอนภาษาไทยที่ฝรั่งเศส Learn Thai with native speakers. หาครูสอนภาษาไทยอ่านเขียน สอนอ่านหนังสือภาษาไทย สอนอ่านเขียน ลูกอ่านภาษาไทยไม่ออก หาครูแก้ไขภาษาไทย สถาบันสอนภาษาไทย โรงเรียนสอนภาษาไทย หาครูสอนภาษาไทยนานาชาติ หาครูสอนภาษาไทยลูกครึ่ง หาครูสอนภาษาไทยออนไลน์ หาครูสอนพิเศษ ห
กทม. 6 โซน : เพื่อวางแผนเส้นทางการสอนสำหรับติวเตอร์
ให้ติวเตอร์ใช้เขตพื้นที่เหล่านี้ เพื่อระบุพื้นที่ที่ท่านสามารถเดินทางไปสอนได้สะดวกครับ ศูนย์จะแจ้งงานให้ท่านทราบตามพื้นที่การเดินทางที่ท่านสะดวกครับ โปรดแจ้งตามความสะดวกจริง เพื่อความรวดเร็วในการรับงานสอนนะครับ 1.กลุ่มกรุงเทพกลาง ประกอบด้วย เขตพระนคร ดุสิต ป้อมปราบศัตรูพ่าย สัมพันธวงศ์ ดินแดง ห้วยขวาง พญาไท ราชเทวี และวังทองหลาง 2.กลุ่มกรุงเทพใต้ ประกอบด้วย เขตปทุมวัน บางรัก สาทร บางคอแหลม ยานนาวา คลองเตย วัฒนา พระโขนง สวนหลวง และบางนา 3. กลุ่มกรุงเทพเหนือ ประกอบด้วย เขตจตุจักร บางซื่อ ลาดพร้าว หลักสี่ ดอนเมือง สายไหม และบางเขน 4.กลุ่มกรุงเทพตะวันออก ประกอบด้วย เขตบางกะปิ สะพานสูง บึงกุ่ม คันนายาว ลาดกระบัง มีนบุรี หนองจอก คลองสามวาและประเวศ 5.กลุ่มกรุงธนเหนือ ประกอบด้วย เขตธนบุรี คลองสาน จอมทอง บางกอกใหญ่ บางกอกน้อย บางพลัด ตลิ่งชันและทวีวัฒนา 6.กลุ่มกรุงธนใต้ ประกอบด้วย เขตภาษีเจริญ บางแค หนองแขม บางขุนเทียน บางบอน ราษฎร์บูรณะและทุ่งครุ เรียนออนไลน์ เรียนภาษาไทยออนไลน์ เรียนอ่านเขียนภาษาไทยออนไลน์ หาครูสอนภาษาไทยออนไลน์ หาครูสอนภาษาไทยท